1/13/21

Power Automate, il software che rende automatica la tua routine

Spesso, mentre lavoriamo, siamo obbligati a compiere quotidianamente azioni ripetitive, ma necessarie alla nostra attività.

Di solito queste azioni sono anche piuttosto noiose. A volte poi nemmeno ci ricordiamo di svolgerle perché siamo presi da altri mille incarichi: ho mandato l’e-mail al cliente? Ho firmato il documento di progetto? Quanto tempo perdiamo in realtà durante il giorno? Sarebbe davvero un sogno non doversi minimamente preoccupare di alcuni compiti e concentrarsi sulle mansioni principali del nostro lavoro, o meglio ancora sarebbe fantastico se esistesse un programma che compisse queste azioni automaticamente senza che noi facessimo nulla. Per fortuna esiste Power Automate.

Power Automate è un servizio di Microsoft che fa parte del pacchetto di Office365.  
Office365 offre differenti servizi, sfruttabili a seconda delle licenze: posta elettronica tramite Exchange Online, archiviazione e modifica dei propri file tramite One Drive for Business, gestione dei gruppi e dei progetti attraverso Sharepoint, collaboration grazie a Microsoft Teams.

Tutti i programmi all’interno di Office365 sono in grado di comunicare fra di loro, condividendo, (chi più chi meno), lo stesso framework. Quindi, perché non automatizzare completamente alcune procedure che sono perfettamente gestibili attraverso questi servizi?

Ad esempio: alla ricezione di una e-mail che ha come oggetto “Progetto X”, può partire un flusso che salva l’e-mail e gli allegati in una cartella del sito Sharepoint del gruppo Office365 “Progetto X”, quindi parte una notifica che avvisa tutte le persone alle quali è stata condivisa la cartella che è stato aggiunto un documento. Lo stesso flusso potrebbe anche presentare una notifica sul canale Sharepoint del Team legato al gruppo. Oppure, nel caso in cui si volesse automatizzare il processo di approvazione di un documento, si può creare un flusso di approvazione che, ad ogni modifica sostanziale ad un documento, richieda l’approvazione per la pubblicazione del contenuto ad uno o più utenti, il tutto in maniera automatica e controllabile.

Gli esempi possono essere tanti, e vanno dalla gestione dei flussi di lavoro, come negli esempi sopra indicati, all’organizzazione del lavoro stesso. Addirittura, è possibile automatizzare anche il flusso per la richiesta di ferie.

Cosa occorre per utilizzare Power Automate? Basta un browser web e un indirizzo e-mail.

Hai capito bene quali sono i vantaggi?

Riassumiamoli insieme:

  1. Zero ripetitività
    Con Power Automate rendi automatiche attività manuali ripetitive che richiedono tempo attraverso funzionalità di intelligenza artificiale.
  1. Processi di lavoro migliori
    Puoi avere maggiore controllo sui flussi informativi all’interno della tua azienda: invii comunicazioni a cadenze ripetute, registri la durata del tuo lavoro o l’indirizzo di un cliente con un semplice clic.  
  1. Risparmio di tempo
    Automatizzando alcune fasi del tuo lavoro potrai dedicare più tempo ad altre attività.
  1. Soluzione cloud
    L’intera soluzione sfrutta il framework cloud di Microsoft, quindi l’accesso alle informazioni può avvenire da qualunque dispositivo, basta una connessione alla rete e le proprie credenziali.

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