“Il pessimista si lamenta degli obblighi normativi e della compliance del GDPR, l’ottimista aspetta che qualcuno gli risolva tutti gli adempimenti mentre il realista sceglie di dotarsi di un corretto software per la gestione GDPR.”
Ci permettiamo di prendere spunto dalla massima del moralista francese Nicolas Chamfort e applicarla a un tema tanto caro a noi e alla società moderna come gli obblighi privacy imposti dal nuovo regolamento europeo.
In realtà né il pessimista né l’ottimista sbagliano e infrangono la legge in quanto è consentita la gestione GDPR anche senza software, ma i limiti e soprattutto le opportunità mancate sono numerose.
Perché utilizzare un software GDPR per la gestione privacy?
Il medico Ignác Semmelweis quando provò a suggerire il lavaggio delle mani per i medici pre-intervento, fu chiuso in manicomio e picchiato.
Per fortuna sono passati secoli, lo status quo si è decisamente evoluto, eppure esiste e resiste sempre lo scetticismo di base verso le novità. D’altronde le catene delle abitudini sono troppo leggere per essere percepite anche in questo ambito.
L’acquisto e l’uso di un software di gestione GDPR rappresenta la svolta decisiva verso lo sviluppo in chiave innovativa dell’intera organizzazione.
La raccolta dati e la gestione dei numerosi documenti può sicuramente essere gestita manualmente, ma con l’uso del software adeguato si ottengono diversi vantaggi. I 3 principali sono:
- Tempi ridotti;
- Riduzione del numero di risorse e quindi risparmio in termini economici;
- Eliminazione dell’errore umano.
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La scelta del software per la gestione GDPR: Utopia di nome e di fatto
Dopo aver superato il primo scoglio e preso consapevolezza del bisogno del software, il secondo grande ostacolo sta nella scelta del software, considerato che sul mercato ci sono numerose opzioni.
Utopia è un software verticale di gestione GDPR, sviluppato da Dilaxia, che risponde all’aspirazione ideale di poter rispettare gli obblighi previsti dall’Unione Europea in serenità, senza incertezze né lacune, sprechi di tempo né di denaro, avendo sempre il pieno controllo di tutti gli adempimenti.
La consapevolezza e responsabilizzazione del titolare del trattamento dei dati personali non saranno solamente delle richieste presenti all’interno degli articoli del GDPR, ma anche caratteristiche fondanti di ogni processo svolto da Utopia.
Il grande lavoro svolto dal team Dilaxia sulla user-experience ha permesso di avvicinare una piattaforma verticale e complessa ad utenti di ogni genere. Ecco i 3 principali vantaggi di Utopia:
- Semplice e veloce;
- Automatica;
- Sicura.
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Come Utopia rispetta la sicurezza dei dati prevista dall’articolo 32 del GDPR
“Gli ultimi saranno i primi” e quindi partiamo dall’ultimo dei 3 vantaggi appena indicati: la sicurezza.
All’interno del GDPR questo concetto si declina in due differenti significati:
- La certezza di adempiere in maniera precisa e completa agli obblighi;
- L’elevato livello di cyber security che è fondamentale per garantire la sicurezza dei dati personali.
Oltre ai sistemi nativi di sicurezza integrati nella piattaforma, Utopia traccia qualsiasi genere di Data breach e mantiene aggiornato il registro delle violazioni.
I moduli di cybersecurity analizzano e mitigano gli eventi e fanno in modo che l’organizzazione rispetti puntualmente l’obbligo di notifica di eventi che mettano a rischio i dati.
Come Utopia rispetta l’obbligo del registro dei trattamenti
Tutti sappiamo (e i pochi che non lo sanno, faranno presto questa scoperta) che uno degli obblighi principali imposti dal GDPR è il registro dei trattamenti, ossia un registro dettagliato che tutte le organizzazioni devono mantenere in cui viene registrata ogni attività di trattamento dei dati personali.
Anche in questo caso Utopia non si limita al “compitino” ma fa molto di più, sfruttando l’obbligo come opportunità e utilizzando il registro dei trattamenti come collettore di informazioni e registri.
Attraverso un’unica attività di inserimento dati è possibile caricare le informazioni che serviranno anche per tutti gli altri obblighi come:
- L’obbligo informativo;
- L’obbligo di formazione, istruzione e autorizzazione del dipendente;
- L’autorizzazione al trattamento;
- Il contratto con il responsabile del trattamento;
- I report, funzionali alla Cooperazione con le autorità di controllo;
- L’autorizzazione dei dipendenti, partendo dall’organigramma.
Cosa differenzia Utopia dal resto dei software GDPR
Se l’utopia è per definizione un modello non suscettibile di realizzazione pratica, Dilaxia ha reso concreta un’astrazione con lo sviluppo di questo software GDPR che migliora il trattamento grazie alla capacità di dialogo tra tutte le zone che lo compongono.
Uno dei grandi vantaggi finora non menzionati è che Utopia porta la privacy a tutti i livelli grazie alla possibilità di inserire nuovi utenti, oltre a quelli dell’ufficio legale.
Con Utopia la gestione GDPR manuale è definitivamente superata.
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